Автоматизированная система для согласования и регистрации контрактов в Jira Service Management. Решение охватывает полный цикл управления контрактами: от подачи заявки и прикрепления документов до утверждения ответственными лицами, регистрации и контроля соответствия.
Ранее согласование контрактов занимало недели из-за большого количества участников и ручной пересылки
Employees were unable to monitor the contract's progress, making it difficult to identify where it was delayed and at which stage.
Контракты регистрировались вручную в нескольких системах, что приводило к ошибкам и задержкам.
Контракты и спецификации хранились в разных папках на различных компьютерах, мессенджерах и в электронных письмах, что усложняло поиск и контроль версий.
[1]
Сотрудники подают запросы на согласование контрактов через единый портал JSM, прикрепляют документы и сразу видят ответственных лиц.
[2]
Система автоматически направляет контракты на согласование в зависимости от суммы, типа контрагента и категории контракта
[3]
Утвержденные контракты автоматически регистрируются в финансовой системе, исключая ручной ввод. При необходимости доступна интеграция с 1С Бухгалтерия или SAP R3.
[4]
Все документы хранятся в одном месте с доступом на основе ролей и полной историей изменений.
Автоматизированные рабочие процессы сократили процесс с недель до всего нескольких дней.
Каждый сотрудник может отслеживать контракт на любом этапе
Ручная регистрация и дублирование документов были устранены.
Сотрудники сосредоточились на анализе рисков и содержании контрактов вместо рутинной переписки
